Privatlivspolitik GDPR

Håndtering af persondata

Retningslinjer for håndtering af Personoplysninger i
Kohavens Grundejerforening

10-08-2019

Kohavens Grundejerforenings dataansvar

Grundejerforeningen behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Kohavens Grundejerforening er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger:

    • Almindelige personoplysninger på medlemmer:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, sommerhusadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer og e-mailadresse hvis disse er oplyst til foreningen.
    • Ved sommerhusadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.
    • Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på sommerhusadressen.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er eksempelvist:

    • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
    • At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen, herunder jf. vedtægterne samt deklarationen
    • Behandling, der måtte følge af lovkrav
    • Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation
      Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Er foreningens generelle medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlingsreferat (og hvad foreningen ellers måtte foretage sig) som led i foreningens aktiviteter
    • Administration af din relation til foreningen
    • Optagelse på listen Nabohjælp
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

    • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
    • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
    • Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).

 

Samtykke

Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke, da medlemskab af foreningen betinger bestyrelsens mulighed for at indkræve kontingent samt udsende indkaldelse til generalforsamling og Nyhedsbreve m.v.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen videregiver ikke personoplysninger til tredjepart.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

    • Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.
Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:

    • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
    • Retten til indsigt i egne personoplysninger
    • Retten til berigtigelse
    • Retten til sletning
    • Retten til begrænsning af behandling
    • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
    • Retten til indsigelse. Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens formand. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet
      Revidering af privatlivspolitikken

      Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.

      Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

      (Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside).

       

      Revisionshistorik

Bilaget er udarbejdet af Kohavens Grundejerforening 1. udgave, 10-08-2019